Звідки береться рутина
Для студії, де за місяць 30–40 записів, кожен запис — це окрема переписка: привітатися, дізнатися послугу, підібрати майстра, узгодити час, підтвердити, внести в таблицю. За моєю оцінкою, це близько 15 хвилин на запис, тобто 8–10 годин на місяць лише на листування.
А ще помилки: двоє клієнтів на один час, забуті перенесення і неявки, бо людина просто забула про візит.
Шість кроків від «привіт» до запису
Бот веде клієнта кнопками: послуга з тривалістю і ціною → майстер → дата → вільний час → контакти → підтвердження. Постійному клієнту він не ставить питань повторно, бо памʼятає імʼя і телефон.
Послуги, ціни, майстри і графік лежать у звичайній Google Таблиці. Додали послугу чи змінили ціну — бот одразу показує нове. Поставили «Активна: Ні» — послуга зникла зі списку. Програміст для цього не потрібен.
Де справді потрібен AI
AI тут не для того, щоб «спілкуватися». Він робить дві речі, які кнопками не зробиш:
- розуміє дату живою мовою: «наступний понеділок», «через тиждень», «15.10»;
- рахує реально вільні вікна з урахуванням графіка майстра, тривалості послуги і вже зайнятого часу в календарі.
Все інше — звичайна логіка в Make. Так дешевше і передбачуваніше.
Подвійна перевірка календаря
Між моментом, коли клієнт побачив вільний час, і моментом, коли він натиснув «Підтвердити», хтось інший міг зайняти цей слот. Тому перед збереженням бот ще раз перевіряє календар майстра. Якщо час щойно зайняли, клієнт бачить «На жаль, цей час щойно зайняли» і вибирає інший.
Двох клієнтів на один час не буде, навіть якщо вони записуються одночасно.
Нагадування замість неявок
Окремий сценарій кожні 15 хвилин перевіряє таблицю і надсилає нагадування за добу і за годину до візиту. У першому є кнопка «Перенести або скасувати»: клієнт, у якого змінились плани, переносить запис сам, а звільнений час одразу знову доступний іншим.
Підводні камені
Кілька речей, які коштували мені найбільше часу:
- Часовий пояс. Він має збігатися в Make (і в профілі, і в організації), у таблиці та в календарях. Інакше слоти зсуваються на 2–3 години.
- ID календаря. Після підключення Google Make очищає це поле. Якщо вибрати календар зі списку, усі записи підуть до одного майстра. Правильно — підставляти ID з таблиці майстрів.
- Один webhook на бота. Якщо той самий бот підключений до іншого сценарію, повідомлення просто не дійдуть.
- Старі кнопки. Клієнт може натиснути кнопку часу з учорашнього повідомлення. Бот це ігнорує і не створює зайвого запису.
Що в результаті
Запис працює вночі, у вихідні і поки майстри з клієнтами. Таблиця завжди актуальна, з кольоровими статусами і історією перенесень. А адміністратор займається клієнтами в салоні, а не листуванням.
Повний розбір зі скрінами — у кейсі нижче.